اصل حداقل داده
فقط همان بخشی را پردازش کنید که واقعاً نیاز دارید. اگر ابتدای فایل شامل معرفی افراد، شماره تماس یا گفتوگوی غیرمرتبط است، پیش از ارسال حذف یا جدا کنید. برای تست کیفیت، از فایل کوتاه و غیرحساس شروع کنید.
رضایت و مجوز استفاده
در جلسه، مصاحبه یا پیام خصوصی، ضبط و تبدیل به متن باید با قوانین محیط کاری، پژوهشی یا توافق افراد سازگار باشد. اگر فایل متعلق به مشتری یا همکار است، متن خروجی را بدون مجوز منتشر یا برای افراد نامرتبط ارسال نکنید.
ناشناسسازی متن خروجی
- نام افراد را با کد جایگزین کنید.
- شماره تماس، کد ملی، نشانی و اطلاعات مالی را حذف کنید.
- نام شرکت یا پروژهٔ محرمانه را عمومیسازی کنید.
- نسخهٔ خام و نسخهٔ ناشناسشده را جدا نگه دارید.
نگهداری امن متن و فایل
متن خروجی را مانند خود فایل صوتی محرمانه بدانید. دسترسی فایل Word یا TXT را محدود کنید، در پیامرسانهای عمومی منتشر نکنید و نسخههای اضافی را پس از پایان کار حذف کنید. برای پروژههای پژوهشی یا سازمانی، سیاست نگهداری داده را از قبل مشخص کنید.
پرسشهایی که باید از ارائهدهنده بپرسید
قبل از ارسال داده محرمانه روشن کنید پردازش روی دستگاه انجام میشود یا سرور، آیا ارائهدهنده ثالث درگیر است، مدت نگهداری چیست و حذف شامل کدام نسخههاست. وجود HTTPS فقط انتقال را محافظت میکند و به معنی نبود پردازش ثالث یا حذف فوری نسخه پشتیبان نیست. این مقاله راهنمای عمومی است و جای سیاست رسمی یا قرارداد پردازش داده ویسیتو را نمیگیرد. اگر پاسخ روشن برای اطلاعات پزشکی، حقوقی یا سازمانی ندارید، فعلاً نمونه غیرحساس استفاده کنید و از پشتیبانی توضیح مکتوب بخواهید.
فایل را در تمام چرخه داده دنبال کنید
| مرحله | پرسش ضروری |
|---|---|
| ضبط | آیا اجازه ضبط و استفاده از این گفتگو وجود دارد؟ |
| ارسال و پردازش | داده به چه سرویسها یا طرفهای ثالثی میرسد؟ |
| ذخیره | صوت، متن و نسخه پشتیبان چه مدت نگهداری میشوند؟ |
| اشتراک متن | چه کسانی به فایل نهایی و پیوند آن دسترسی دارند؟ |
| حذف | درخواست حذف دقیقاً شامل کدام نسخههاست؟ |
پاسخها را برای سرویس انتخابی بهصورت مکتوب بگیرید. حذف نام در متن، لزوماً خود صوت را ناشناس نمیکند؛ صدا، محل، شغل و جزئیات واقعه میتوانند هویت را آشکار کنند. اگر پاسخ لازم روشن نیست، از داده واقعی حساس برای آزمایش استفاده نکنید. این چکلیست ادعای انطباق ویسیتو با استاندارد حقوقی یا پزشکی خاصی نیست.