چطور جلسهٔ آنلاین را ضبط کنیم؟
پیش از تبدیل، به یک فایل صوتی یا ویدیویی از جلسه نیاز دارید:
- زوم (Zoom): گزینهٔ Record داخل جلسه، یک فایل صوتی/تصویری در پایان می‌سازد.
- گوگل میت (Google Meet): از قابلیت Recording (در نسخه‌های سازمانی) یا ضبط صفحه استفاده کنید.
- اسکایپ و سایر ابزارها: از ضبط داخلی یا نرم‌افزار ضبط صفحه کمک بگیرید.
تبدیل فایل جلسه به متن در ویسیتو
- وارد صفحهٔ تبدیل صدا به متن شوید.
- فایل ضبط‌شدهٔ جلسه (MP3، M4A، MP4 و…) را آپلود کنید.
- زبان جلسه را انتخاب کنید و «تبدیل به متن» را بزنید.
- پس از دریافت متن، دستور «صورتجلسه بساز» یا «مصوبات را استخراج کن» را به هوش مصنوعی بدهید.
از متن جلسه تا صورتجلسه و مصوبات
متن خام جلسه به‌تنهایی کافی نیست؛ برای پیگیری به تصمیمها و اقدام‌ها نیاز دارید. تحلیل هوش مصنوعی می‌تواند از متن، پیشنویس خلاصه، فهرست تصمیمها، وظایف پیشنهادی هر فرد و نکات کلیدی بسازد. آن را با متن و صدا کنترل کنید تا پیشنهاد با مصوبه، نام مسئول یا موعد اشتباه نشود. راهنمای کامل در صورت‌جلسهٔ خودکار آمده است.
وبینارها و کلاس‌های آنلاین
همین روش برای پیاده‌سازی وبینار و کلاس آنلاین هم کار می‌کند؛ میتوانید کل جلسهٔ آموزشی را به جزوهٔ متنی قابل جست‌وجو تبدیل کنید و برای شرکت‌کنندگان بفرستید.
پیش از جلسه، دسترسی ضبط را آزمایش کنید
ضبط داخلی به طرح سرویس، نقش میزبان و تنظیمات سازمان وابسته است؛ وجود دکمه Record برای همه حساب‌ها تضمین نیست. قبل از جلسه مهم از میزبان درباره مجوز ضبط و محل دریافت خروجی سؤال کنید و به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید. در آزمون کوتاه بررسی کنید صدای هر دو طرف ثبت میشود؛ ضبط تصویر صفحه لزوماً صدای سیستم را ضبط نمی‌کند. این راهنما مربوط به بارگذاری فایل ضبطشده است، نه ادعای اتصال خودکار ویسیتو به جلسه زنده Zoom یا Meet.
چک‌لیست دریافت فایل جلسه از میزبان
- پیش از جلسه، مجوز ضبط و اطلاع‌رسانی به شرکت‌کنندگان را روشن کنید.
- از میزبان بپرسید فایل نهایی صوتی است یا ویدیویی و چه زمانی در دسترس قرار می‌گیرد.
- یک نمونه را گوش کنید؛ ضبط صفحه ممکن است میکروفون شما را بگیرد اما صدای دیگران را نه.
- پس از جلسه، فایل کامل را دریافت کنید؛ لینک جلسه یا لینک نیازمند ورود، خود فایل نیست.
- ابتدا و انتها و چند نوبت صحبت افراد مختلف را کنترل و سپس آپلود کنید.
اگر فقط بخشی از جلسه در دسترس است، در سربرگ متن محدوده فایل را بنویسید؛ نباید خلاصه آن را گزارش کل جلسه معرفی کرد. برای صورتجلسه، بعد از رونویسی سراغ استخراج تصمیم و مسئول بروید؛ چت و فایل‌های اشتراکی جداگانه باید بررسی شوند.
تبدیل جلسهٔ آنلاین (زوم/گوگل میت) به متن و صورتجلسه
- ضبط جلسه
جلسهٔ زوم یا گوگل میت را با قابلیت Record یا ضبط صفحه ضبط کنید تا فایل صوتی/تصویری ساخته شود.
- آپلود در ویسیتو
فایل ضبطشده را در صفحهٔ تبدیل صدا به متن ویسیتو آپلود کنید.
- انتخاب زبان و تبدیل
زبان جلسه را انتخاب کنید و دکمهٔ تبدیل به متن را بزنید.
- ساخت صورتجلسه
به هوش مصنوعی دستور دهید صورتجلسه، مصوبات و وظایف را از متن استخراج کند.